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Configuración de nómina de empleados: Guía de la A a la Z

Julie Alexander Actualizado por Julie Alexander

¡Hagamos que le paguen! Siga los 4 pasos a continuación para configurar su perfil de nómina para el día de pago.

Documentos que necesitará para completar la configuración:

  • Documentos I-9 (un documento de la Lista A, o un documento de la Lista B más un documento de la Lista C de USCIS).
  • Si desea configurar el depósito directo: número de cuenta bancaria y número de ruta.
Tenga en cuenta que debe completar los siguientes pasos en orden.

Paso 1: Configure su perfil en BeyondPay (primero debe completarlo)

  1. Vaya a My Personal Info > My Profile
  2. Ingrese su fecha de nacimiento en Dates.
  3. Ingrese su número de teléfono y dirección en Personal Information.
  4. Opcional: Recomendado:  Agregue un contacto de emergencia en Account Contacts. Haga clic en +Add, ingrese la información de su contacto y presione Save.
Nota: para cambiar su nombre con ArtsPool después de que se haya completado la configuración de la cuenta, consulte Cambiar su nombre con ArtsPool

Paso 2: Envíe formularios de retención federales y estatales

  1. Vuelva a la pantalla de inicio haciendo clic en el ícono de BeyondPay en la esquina superior izquierda.
  2. Haga clic en My Forms > Form W4s/State withholding.
  3. Haga clic en Add New.

Retención Federal

  1. En Federal , haga clic en Add.
  2. Ingrese su información de retención federal y personal.
  3. Haga clic en Submit Withholding Form.

Retención estatal

El estado de Nueva York requiere que los nuevos empleados completen un formulario IT-2104 (o, si están exentos de impuestos en el estado de Nueva York, un formulario IT-2104-E).

  1. En My Forms > Forms W4s/State Withholding, haga clic en Add New.
  2. Si va a vivir o trabajar en el estado de Nueva York, complete el formulario IT-2104 haciendo clic en Add.
    1. Complete su información de retención personal y estatal, y Submit Withholding Form.
  3. Si está EXENTO de impuestos del estado de Nueva York, puede completar IT-2104-E (no es común).
Si no vive ni trabaja en el estado de Nueva York, debe ver su estado de residencia en la lista. Complete el certificado de retención de su estado de origen.

Si trabaja en Nueva York pero no vive en Nueva York, debe completar el IT-2104 a menos que esté exento del impuesto estatal de Nueva York. Si el IT-2104 no está disponible en sus formularios, comuníquese con el/la Administrador/a de Personal de ArtsPool y gustosos lo agregaremos por usted.

Paso 3: Envío de su formulario I-9

Deberá enviar un formulario I-9 y la documentación I-9 para que su empleador verifique su elegibilidad para trabajar.

  1. Vaya a su página de inicio, luego haga clic en My Forms > Form I9s.
  2. Add new
  3. Complete la información requerida en el formulario que aparece, luego haga clic en Submit I9.
  4. Se le pedirá que ingrese su contraseña para firmar electrónicamente el formulario.
Asegúrese de llevar sus documentos de verificación a su primer día de trabajo. Consulte el sitio web de USCIS para obtener una lista de documentos aceptables, ya sea 1 documento de la Lista A o 1 documento de la Lista B más uno de la Lista C. Para la verificación remota de documentos, continúe con el siguiente paso.

Cargar documentos I-9 en BeyondPay

Si su empleador no puede verificar sus documentos I-9 en persona (por ejemplo, cuando un empleado está trabajando de forma remota en un estado diferente), el/la empleado/a puede proporcionar el documento I-9 para su verificación cargando los ID a BeyondPay.

  1. Desde su página de inicio, haga clic en My Personal Info > My Profile.
  2. Desplácese hasta la parte inferior hasta Employee Documents y haga clic en + Add.
  3. Haga clic en Choose.
  4. Seleccione el documento que desea cargar. En Document Type, seleccione I-9 Documents.
  5. ¡Suba su ID! Si tiene 2 documentos para cargar, no olvide el segundo.

Paso 4: Configure su cuenta de depósito directo

Para que su cheque de pago sea depositado directamente en su cuenta, complete los pasos a continuación. Si no desea recibir pagos por depósito directo, hable con el/la administrador/a de su empresa sobre los cheques en papel para sus pagos.

Nota: Si desea recibir el pago mediante depósito directo, agregue la información de su cuenta en el sistema al menos una semana antes de la fecha de pago del jueves.
  1. Desde su página de inicio, vaya a My Forms > My Direct Deposits.
  2. Haga clic en Add.
  3. Complete la información requerida: Tipo de cuenta, número de ruta bancaria y número de cuenta. Verifique cuidadosamente los números de cuenta y de ruta. Cuando haya terminado, presione Save.
    Puede ignorar las fechas Active From y Active To. Los campos de nombre y descripción son opcionales, pero son útiles si tiene varias cuentas de depósito directo.
  4. Si desea dividir los depósitos directos entre varias cuentas, agregue una segunda cuenta. En la configuración de cada cuenta, cambie la división en el menú desplegable Calculation Method.

Otros consejos: Uso de la aplicación de nómina

Para obtener información sobre cómo configurar y usar la aplicación HCMToGo para su teléfono móvil u otro dispositivo, consulte la guía de la aplicación móvil BeyondPay.

Más recursos de cuentas de nómina

Si tiene alguna pregunta sobre su cuenta de nómina, comuníquese con el/la administrador/a de personal de ArtsPool o con el/la administrador/a de su empresa.

Para obtener más recursos de nómina, incluida información sobre cómo enviar solicitudes de vacaciones y hojas de tiempo, actualizar su contraseña y navegar BeyondPay, consulte el Centro de Ayuda de ArtsPool: Capacitación de BeyondPay.

Para obtener enlaces a artículos individuales sobre la información anterior y configuración de la nómina, consulte Nuevas Contrataciones.

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